Réussir l'aménagement du hall d'accueil de votre entreprise
Un hall d'accueil se juge en quelques secondes par ceux qui y entrent, et il se conçoit en répondant à cinq questions. Où va le visiteur en poussant la porte, qui le prend en charge, où attend-il, comment circule-t-il s'il est en fauteuil roulant ou malentendant, et que voit-il de l'entreprise pendant ce temps. Les réponses tiennent dans l'agencement, quelques règles d'accessibilité qui s'imposent aux locaux recevant du public, et un budget qui va de quelques milliers d'euros pour un rafraîchissement à plusieurs dizaines de milliers pour un hall de siège.
Le poste d'accueil doit être visible depuis la porte et comporter une partie abaissée à 80 cm pour une personne en fauteuil. La zone d'attente se dimensionne sur le nombre de visiteurs simultanés, à raison de 1,5 à 2 m² par place. L'identité de l'entreprise se lit par le logo, les couleurs et ce qu'elle montre de son travail, pas par une décoration générique. Et un hall réussi sans personne pour accueillir reste un couloir.
Le parcours du visiteur décide du plan
Depuis la porte, le visiteur doit voir sans chercher la personne ou l'écran qui va le prendre en charge. Un poste d'accueil placé de côté, derrière un pilier ou face à une fenêtre en contre-jour oblige à demander son chemin, ce qui est le premier signe d'un accueil raté. Le poste se place dans l'axe de l'entrée, avec l'agent tourné vers la porte, et un éclairage d'au moins 300 lux sur le plan de travail, valeur recommandée par la norme d'éclairage des lieux de travail pour un comptoir d'accueil.
Viennent ensuite les trois flux à séparer, les visiteurs attendus, les livraisons et le personnel. Les livreurs ne doivent pas traverser la zone d'attente avec un diable, et les salariés qui passent par le hall avec leur badge ne doivent pas donner aux visiteurs l'impression d'être ignorés. Une seconde porte pour les livraisons, ou un horaire, et un accès badge à l'écart du poste d'accueil règlent la question dans la plupart des bâtiments.
Le poste d'accueil
La banque d'accueil est le meuble le plus visible et celui qui vieillit le plus vite. Elle doit comporter un plan haut, autour de 110 cm, pour l'échange debout, et un plan bas à 80 cm au maximum avec un vide en dessous de 70 cm, pour qu'une personne en fauteuil roulant puisse s'approcher et écrire, ce que la réglementation impose dans tout établissement recevant du public. Derrière le plan, l'agent a besoin d'un écran, d'un espace pour les colis et les badges, d'une place pour le registre ou la tablette des visiteurs, et de rangements fermés pour que rien ne traîne à la vue. Une banque sur mesure coûte entre 3 000 et 10 000 euros, un modèle de catalogue entre 1 000 et 3 000 euros.
Si le hall n'est pas tenu en permanence, une tablette d'enregistrement des visiteurs avec impression du badge et notification de la personne attendue remplace la présence humaine pour 50 à 150 euros par mois d'abonnement. Elle ne remplace pas l'accueil d'un client important, et le compromis courant consiste à la réserver aux heures creuses.
La zone d'attente
Comptez le nombre de visiteurs qui peuvent attendre en même temps aux heures de pointe, et prévoyez 1,5 à 2 m² par place assise, plus un espace libre de 1,50 m de diamètre pour qu'un fauteuil roulant puisse manœuvrer. Les assises se choisissent pour l'entretien autant que pour l'apparence, un tissu enduit ou un cuir se nettoie, un tissu clair se tache en six mois. Un visiteur qui attend a besoin d'une prise pour son téléphone, d'un accès Wi-Fi invité affiché, de quelque chose à lire sur l'entreprise, et si possible d'une vue sur la porte pour voir arriver son interlocuteur. Un distributeur d'eau ou une machine à café en libre accès coûte peu et se remarque.
| Élément | Repère | Budget indicatif |
|---|---|---|
| Banque d'accueil | Plan haut 110 cm, plan bas 80 cm avec vide de 70 cm | 1 000 à 10 000 € |
| Zone d'attente | 1,5 à 2 m² par place, aire de rotation de 1,50 m | 300 à 1 200 € par assise |
| Signalétique | Lettres de 3 cm au moins, contraste fort, pictogrammes | 500 à 3 000 € |
| Éclairage | 300 lux au poste, ambiance chaude dans l'attente | 1 000 à 5 000 € |
| Enregistrement des visiteurs | Registre papier ou tablette avec badges | 0 à 150 € par mois |
L'accessibilité qui s'impose
Un hall d'entreprise qui reçoit des clients est un établissement recevant du public, et les règles d'accessibilité s'y appliquent. Une porte d'entrée de 90 cm de passage au minimum (80 cm toléré dans l'existant), un cheminement sans ressaut de plus de 2 cm, une bande d'éveil devant un escalier, le plan bas de la banque d'accueil, une boucle à induction magnétique au poste d'accueil pour les porteurs d'appareils auditifs dans les établissements de première à quatrième catégorie, une signalétique contrastée et lisible à hauteur des yeux. Le registre public d'accessibilité, qui décrit ce qui est accessible et ce qui ne l'est pas, doit être consultable à l'accueil. Ces points se vérifient lors d'un diagnostic, et ils sont beaucoup moins chers à intégrer pendant des travaux qu'à ajouter après.
Le registre des visiteurs, papier ou numérique, contient des données personnelles. Le RGPD impose d'en limiter le contenu à ce qui sert à l'accueil et à la sécurité, de ne pas laisser les noms des visiteurs précédents visibles au suivant (un cahier ouvert sur le comptoir ne convient pas), et de fixer une durée de conservation, en général quelques mois.
Montrer l'entreprise plutôt que la décorer
Le logo et les couleurs de la charte sur le mur de l'accueil sont le minimum. Ce qui marque un visiteur est ce qu'il apprend de l'entreprise en attendant. Une pièce produite, une maquette, les photos des équipes ou des chantiers, une réalisation pour un client connu, un écran qui montre l'atelier ou les chiffres du mois en disent plus qu'un tableau abstrait. Un cabinet de conseil expose ses publications, un industriel une pièce usinée, un transporteur la carte de ses lignes. La plante verte et le canapé gris sont neutres, et neutre veut dire oubliable.
- Relever le parcours actuel. Se placer à la porte et noter ce qu'un inconnu voit, où il irait, ce qu'il entend. Compter les visiteurs sur une semaine pour dimensionner l'attente.
- Régler d'abord ce qui ne coûte rien. Dégager le hall des cartons et des affiches périmées, orienter le poste vers la porte, déplacer l'accès du personnel, afficher le Wi-Fi invité.
- Passer le diagnostic d'accessibilité. Largeurs, ressauts, hauteur de banque, signalétique, boucle magnétique. Le mettre au cahier des charges des travaux.
- Choisir le mobilier pour dix ans. Banque, assises et revêtements qui s'entretiennent, éclairage réglable, prises accessibles.
- Installer ce qui raconte l'entreprise et prévoir de le renouveler au moins une fois par an.
Votre hall d'accueil est-il à la hauteur ?
Cochez chaque point en place.
Questions courantes
Quel budget pour rénover un hall d'accueil ?
Faut-il une personne à l'accueil à plein temps ?
Quelles obligations d'affichage dans un hall ?
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